領収書をスキャンする

22年前に開業して、自営業でパソコン教室を始めた最初の頃「伝票や領収書ってこんなにたまるんだ。」って、びっくしりして、ファイルをしたり、ノートに貼ったり、毎日いろいろ苦慮していた記憶があります。

領収書などの書類をスキャンして、月ごとのフォルダーに分けてクラウドに保存するということを続けていて、今年で8年になります。一番古いデータは2004年ですが、完全にクラウドに移行するのに、数年かかりました。

領収書類に関しては、紙の状態で7年間保管する義務があったので、スキャンした紙類は、年度ごとに紙袋に入れていました。それが、今年(2022年)1月には、電子帳簿保存法が施行され、これまでメールで受け取った領収書類等も、プリントアウトして紙で保存しなければなかったのが、逆にそのままのデータの状態で保存する義務が生まれました。

帳票類の偽造を防ぐため、タイムスタンプが改ざんされていないことや、受領してから保存するまでの期間が異常に長いものなどが問題視されるようになりました。

10数年領収書の電子保存に取り組んできたパソコン教室のエフセブンでは、現在の電子帳簿保存法の特性とメリットをお伝えすることが可能です。もともと、OA(オフィスオートメーション)が声高らかに企業が宣伝していた1970年代、ペーパーレス社会というのが、目標で現実には実現していませんでした。それから半世紀を経て、一気に実現しようとしている状況です。

面白いことを発見しました。

レシートには、時刻も書いてありますし、所在地も記されています。そうやって見ると、レシートをちゃんと整理して保存しておけば、いつどこに行ったかを知ることができます。