レシートって、消えてしまいます

スーパーやコンビニのレジで受け取るレシート(宛名のない領収書)や領収書は、法人や個人事業主は、5年(白色)から7年の保管期間が決められています。

ところが、ついつい整理をしないでいると、なくしてしまったり、日に焼けて、かすれて読めなくなってしまったりします。今は少なくなりましたが、感熱紙を使った領収書はだんだんと色が薄くなります。

そのためその領収書を整理して保管してくれる会社などもあります。経理担当の事務をする方がいない会社などでは利用されているかも知れません。そういう会社では経理業務も委託して受け持つことが多いようです。

取引が複雑で大量にある会社などでは、いいかも知れませんが、そもそも取引量が多くない個人事業主では、かえって、そういったサービスを利用すると、経費がかさむことになり、本末転倒です。

スキャンして月ごとのフォルダに保管

エフセブンでは、取引量が多くないので、保管は年度ごとにまとめておいて、1枚1枚レシートをスキャンして、月ごとのフォルダに分けて保管するようにしています。

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使っているのは、エプソンのハンディスキャナーです。サッと取り出して、スキャンできるし、大きさのまちまちなレシートを自動的にサイズを調整して読み取れるので、加工しないでそのまま保存できます。

あとで参照したときにも、フォルダを見れば画面で確認できるし、文字の小さなレシートも画面で見ると、くっきりと見ることができます。

クラウドを使うともっと便利

さらにスキャンしたレシートをSugarSync(シュガーシンク)のマジックブリーフケースという特別なフォルダに月ごとに分けて保存しています。

そうすることで、スマホやタブレットを使って、外出先でも、以前のレシートを参照することが可能です。

SugarSyncでは、データそのものを暗号化して保存するので、ユーザー以外の人がデータの内容を見ることができません(銀行の顧客データを管理するシステムと同様のセキュリティプロトコルが使われているそうです)。

廃棄も簡単

7年を過ぎたレシートやそのデータは、年度ごとにフォルダに入っていますので、現物はシュレッダーにかけて、フォルダは、まとめて削除することができます。SugarSyncの場合は削除されたデータは「削除済みアイテム」に保管されますので、ここから完全に削除するとデータが一切残りません。

収入印紙は5万円以上から

2014年4月1日から、5万円以上の取引に使われる領収書には200円の収入印紙を貼付する必要があります。

それまでは、3万円以上でしたので、収入印紙を使う機会もちょっとだけ減りました。

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